Готовий шаблон внутрішнього нормативного документа для організації електронного документообігу (ЕДО) у компанії та переходу на електронні документи без юридичних і податкових ризиків.
Положення встановлює єдині правила створення, погодження, підписання, обміну, перевірки, зберігання та архівування електронних документів, визначає види електронних підписів, відповідальних осіб і порядок дій у разі компрометації ключа чи технічного збою. Документ враховує вимоги законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» та може бути впроваджений як базовий регламент роботи з електронними документами.
Для кого підходить
- ТОВ та інші юридичні особи, що переходять на електронний документообіг або вже його використовують
- Компанії з кількома системами ЕДО (Вчасно, M.E.Doc, FREDO, Paperless) та великим обсягом документів
- Бізнеси, що проходять податкові перевірки або аудит
- Керівники, бухгалтери, юристи, IT-фахівці та спеціалісти з інформаційної безпеки, внутрішні аудитори
Що дає впровадження Положення
- Юридично значущий електронний документообіг із дотриманням вимог законодавства
- Єдині правила підписання документів кваліфікованим електронним підписом (КЕП)
- Чіткий порядок отримання, обліку, продовження та блокування електронних ключів
- Алгоритм перевірки (валідації) електронних підписів перед прийняттям документів до обліку
- Готовий порядок дій у разі компрометації ключа, втрати доступу чи технічного збою
- Системне зберігання та електронний архів із контролем строків і прав доступу
СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА
Розділ 1. Загальні положення
Мета, сфера застосування, види документів в електронній формі, базові принципи та терміни.
Розділ 2. Організація системи ЕДО на підприємстві
Структура систем ЕДО, адміністрування, права доступу, інтеграція з обліковою системою та дії у разі недоступності системи.
Розділ 3. Вимоги до електронного документа
Обов’язкові реквізити, види підписів, вимоги до договорів, первинних, внутрішніх і кадрових документів, цілісність та незмінність.
Розділ 4. Електронні ключі
Порядок отримання, обліку, контролю строків, продовження, блокування та скасування ключів, обов’язки підписанта і розподіл ролей.
Розділ 5. Порядок перевірки електронного документа
Зміст перевірки, валідація підпису, розподіл відповідальності та дії у разі виявлення дефектів.
Розділ 6. Обмін електронними документами
Правила обміну, договори, зовнішні та внутрішні первинні документи, дати відправлення й отримання, відкликання та виправлення.
Розділ 7. Життєвий цикл електронного документа
Етапи від ініціювання до архівування з контрольними точками та підтверджуючими записами.
Розділ 8. Зберігання та електронний архів
Склад і формат зберігання, пошук, доступ, резервування, міграція, строки зберігання та знищення.
Розділ 9. Дії у разі збою, втрати доступу або компрометації ключа
Класифікація інцидентів, повідомлення, реагування, перевірка документів за період ризику та внутрішнє розслідування.
Розділ 10. Внутрішній контроль ЕДО
Об’єкти контролю, періодичні перевірки, відповідальні особи та усунення порушень.
Розділ 11. Відповідальність
Сфери відповідальності учасників ЕДО та підстави для притягнення відповідно до законодавства.
Розділ 12. Прикінцеві положення
Набрання чинності, порядок змін, перегляд та обов’язкове ознайомлення працівників.
Додатки, що входять у шаблон
1. Договір про організацію електронного документообігу з контрагентом
2. Узагальнена матриця підписання електронних документів
3. Шаблон маршруту погодження договорів
4. Шаблон маршруту погодження первинних документів
5. Шаблон життєвого циклу електронного документа
6. Порядок дій у разі компрометації ключа або втрати доступу
7. Форма повідомлення про компрометацію або втрату доступу до ключа
8. Наказ про затвердження Положення про електронний документообіг
9. Наказ про перелік систем ЕДО та уповноважених підписантів
10. Перелік (реєстр) форм документів
11. Реєстр електронних ключів
12. Реєстр користувачів систем ЕДО, ролей і прав доступу
13. Реєстр інцидентів ЕДО
14. Аркуш ознайомлення з Положенням
15. Акт про вилучення та знищення електронних документів
16. Внутрішній акт (звіт) про інцидент щодо ключа електронного підпису
17. Надання повноважень на підписання (наказ та довіреність)
18. Заповнений приклад матриці підписання та маршруту погодження
19. Рекомендовані значення параметрів Положення
Формат надання
- Редагований файл (Word)
- Готові накази, реєстри, акти, форми та заповнені приклади
- Сучасна термінологія (КЕП, КНЕДП) відповідно до чинного законодавства
- Легко адаптується під специфіку компанії та обрані системи ЕДО
- Може бути впроваджений як внутрішній нормативний акт без додаткової розробки
Результат для компанії: юридично захищений перехід на електронні документи, єдині правила підписання та обміну, контроль ключів і доступу й повний електронний архів, готовий до будь-якої перевірки.
