Готовий шаблон внутрішнього нормативного документа для систематизації обліку, контролю та зберігання первинних документів у компанії.
Положення встановлює єдині вимоги до створення, отримання, перевірки, обробки та архівування первинних документів, визначає відповідальних осіб і формує прозорий механізм внутрішнього контролю. Документ допомагає уникнути облікових та податкових ризиків, пов’язаних з відсутністю або неналежним оформленням первинки.
Для кого підходить
· ТОВ та інші юридичні особи незалежно від виду діяльності
· Компанії з великим обсягом документів і кількома підрозділами
· Бізнеси, що проходять податкові перевірки або аудит
· Бухгалтери, фінансові директори, юристи, внутрішні аудитори та керівники
Що дає впровадження Положення
- Єдині стандарти оформлення первинних документів
- Зменшення ризику невизнання витрат або податкового кредиту
- Чіткий порядок вхідного контролю документів
- Регламент руху документів між підрозділами
- Системне зберігання та швидкий доступ до архіву
- Зрозумілий алгоритм дій під час податкових перевірок
СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА
І. Загальні положення
Мета, сфера застосування та терміни.
ІІ. Класифікація первинних документів
Поділ на внутрішні та зовнішні документи, логіка такого поділу та приклади.
ІІІ. Вимоги до первинних документів
Обов’язкові реквізити, вимоги до форми й мови, особливості електронних документів, допустимість типових форм і заборона відображення операцій без належної первинки.
IV. Порядок створення та отримання первинних документів
Автоматичне формування в облікових програмах, передача контрагентам, отримання документів у різних форматах, повернення на доопрацювання та оформлення внутрішніх документів за відсутності зовнішніх.
V. Вхідний контроль первинних документів
Перевірка реквізитів, економічного змісту операції, відповідності договору та дії бухгалтерії у разі виявлення помилок.
VI. Типові помилки в первинних документах
Відсутність реквізитів, некоректні дати, розбіжності з договором, узагальнені формулювання та помилки, які не можна виправити заднім числом.
VII. Графік документообігу
Загальні принципи руху документів і типовий маршрут між підрозділами.
VIII. Контроль наявності первинних документів при закритті звітного періоду
Контроль авансів, податкового кредиту, залишків, банківських виписок, обмеження на відображення операцій без документів та документування результатів перевірки.
ІХ. Порядок зберігання та архівування
Строки, місце зберігання, електронний архів, доступ і порядок знищення документів.
>Х. Порядок надання первинних документів під час податкової перевірки
Надання оригіналів і копій, передача документів частинами, заборона неконтрольованого копіювання та фіксація передачі.
ХІ. Відповідальність
Відповідальність посадових осіб, дисциплінарні та фінансові наслідки, взаємодія з внутрішнім аудитом.
ХІІ. Заключні положення
Порядок внесення змін, набрання чинності та контроль виконання.
Додатки, що входять у шаблон
- Види первинних документів та відповідальні особи
- Строки подання первинних документів до бухгалтерії
- Чек-лист вхідного контролю первинних документів
- Типові помилки в первинних документах
- Типовий графік документообігу
- Порядок надання документів під час перевірок
- Матриця відповідальності за роботу з первинними документами (RACI)
- Чек-лист закриття звітного періоду бухгалтерією
Формат надання
- Редагований файл (Word)
- Готові таблиці, чек-листи та форми
- Легко адаптується під специфіку компанії
- Може бути впроваджений як внутрішній нормативний акт без додаткової розробки
Результат для компанії: впорядкований документообіг, зменшення податкових і облікових ризиків, швидкий доступ до первинних документів і контроль повноти обліку у кожному звітному періоді.
