Комплексний шаблон внутрішнього нормативного документа для систематизації договірної роботи в компанії.
Документ встановлює єдині правила підготовки, погодження, підписання, обліку та зберігання договорів, визначає ролі та відповідальність співробітників і формує прозору систему внутрішнього контролю. Положення може бути впроваджене як базовий регламент юридичної, фінансової та управлінської взаємодії.
Для кого підходить
- ТОВ та інші юридичні особи з активною договірною діяльністю
- Компанії з кількома підрозділами та багаторівневим погодженням
- Бізнеси, що проходять податкові або внутрішні аудити
- Керівники, юристи, бухгалтери, фінансові директори, внутрішні аудитори
Що дає впровадження Положення
- Єдині стандарти підготовки та змісту договорів
- Прозорий алгоритм погодження та підписання
- Зниження ризику юридичних і податкових помилок
- Контроль строків дії та виконання договорів
- Системний архів і захищений доступ до документів
- Чіткий порядок дій під час перевірок
СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА
І. Загальні положення
Мета, завдання, терміни та визначення.
ІІ. Принципи договірної роботи
Базові правила формування договірних відносин і внутрішньої взаємодії.
ІІІ. Ролі та відповідальність
Розподіл функцій між ініціатором договору, юридичною, фінансовою та управлінською ланками.
IV. Вимоги до змісту договорів
Загальні вимоги, обов’язкові реквізити, істотні умови, податкові та облікові застереження, наслідки недотримання вимог.
V. Порядок ініціювання та підготовки договору
Формування запиту, бриф/заявка, алгоритм підготовки, використання шаблонів, заборона самостійних правок та внутрішній контроль.
VI. Порядок погодження договорів
Етапи погодження, юридичне, фінансове та управлінське затвердження, строки, фіксація правок, дії у разі непогодження чи конфлікту позицій.
VII. Матриця підписантів договорів
Логіка визначення повноважень, фінальне затвердження та контроль відповідальності.
VIII. Порядок підписання договорів
Паперова та електронна форми, додаткові угоди, момент набрання чинності та припинення дії договору.
IX. Реєстрація та облік договорів
Журнал реєстрації, присвоєння номерів, контроль строків та виконання зобов’язань.
Х. Порядок зберігання та архівації договорів
Місце та строки зберігання, захист інформації, доступ, вилучення та знищення документів.
ХІ. Порядок надання договорів при перевірках
Хто надає документи, строки, форма надання, облік копій і заборона самостійної передачі перевіряючим.
ХІІ. Контроль дотримання Положення
Внутрішній контроль, періодичні перевірки, наслідки порушень та дисциплінарна відповідальність.
ХІІІ. Заключні положення
Дата набрання чинності, порядок внесення змін та скасування попередніх регламентів.
Додатки, що входять у шаблон
- Шаблон запиту на підготовку договору
- Матриця підписантів договорів
- Чек-лист істотних умов договору
- Реєстр договорів (журнал реєстрації)
- Чек-лист закриття договору
- Чек-лист пролонгації договору
- Алгоритм дій при перевірці ДПС
- Типові формулювання для договорів
Формат надання
- Редагований файл (Word)
- Готові таблиці, чек-листи та форми
- Можливість адаптації під структуру компанії
- Підходить для впровадження як внутрішній нормативний акт без додаткової розробки
Результат для компанії: впорядкована договірна робота, контроль ризиків, зменшення хаосу у погодженнях і швидкий доступ до документів у будь-який момент.
