Готовий шаблон внутрішнього нормативного документа для компаній, які використовують автомобільний транспорт у господарській діяльності та хочуть убезпечити витрати на пальне, ПММ і утримання авто від податкових ризиків.
Положення встановлює єдиний порядок використання, утримання, обліку та списання витрат на автотранспорт і спеціальне обладнання, визначає норми витрат пального й коригуючі коефіцієнти, відповідальних осіб і доказову базу зв’язку поїздок із господарською діяльністю. Окремо врегульовано використання транспорту в умовах воєнного стану та форс-мажору.
Для кого підходить
- ТОВ та інші юридичні особи, що використовують авто на праві власності, оренди, позички, лізингу або з виплатою компенсації працівнику
- Торгові, дистрибуційні та виробничі компанії з власним автопарком і виїзними працівниками
- Бізнеси, що проходять або очікують податкові перевірки правомірності списання ПММ та податкового кредиту з ПДВ
- Бухгалтери, фінансові директори, керівники та особи, відповідальні за автотранспорт
Що дає впровадження Положення
- Документальне підтвердження зв’язку витрат на авто з господарською діяльністю
- Обґрунтоване списання пального та ПММ за нормами й коригуючими коефіцієнтами
- Захист від донарахування ПДВ за п. 198.5 ПКУ та визнання «додаткового блага» при понаднормативних витратах
- Врегулювання витрат і перевитрат пального в умовах воєнного стану (повітряні тривоги, об’їзди, блокпости, відключення електроенергії)
- Чіткий розподіл відповідальності між водіями та відповідальними особами
- Готовий комплект наказів, актів і журналів — без додаткової розробки
СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА
І. Загальні положення
Мета, нормативна база, сфера застосування, терміни та визначення (зокрема формули нормативних витрат пального).
ІІ. Підстави та цілі використання транспорту
Власність, оренда, позичка, лізинг, компенсація за власне авто; закріплення ТЗ, господарські та невиробничі цілі, зберігання на стоянці.
ІІІ. Організація технічної експлуатації ТЗ
Технічне обслуговування, ремонти (поточні vs покращення), обов’язковий техконтроль, заміна та списання шин і акумуляторів.
IV. Передрейсові та післярейсові медичні огляди. Охорона праці
Види медоглядів водіїв, інструктажі, обов’язки перед виїздом, заборона керування у стані сп’яніння.
V. Страхування ТЗ. Дії у разі ДТП та страхового випадку
ОСЦПВ і КАСКО, алгоритм дій водія при ДТП, Європротокол, облік витрат на страхування.
VI. Права та обов’язки відповідальних осіб
Повний перелік обов’язків і прав водіїв та відповідальних осіб.
VII. GPS-моніторинг і використання транспорту в умовах воєнного стану
Цілі GPS-контролю та захист персональних даних; правила поведінки й облік перевитрат при тривогах, обстрілах, блокпостах та інших форс-мажорних обставинах.
VIII. Облік придбання та використання пального
Паливні картки, талони, готівкові розрахунки через підзвітних осіб, ліміти та відповідальні особи.
ІХ. Норми витрат пально-мастильних матеріалів
Базова норма, контрольні заміри, коефіцієнти за холодну пору року, кондиціонер, затори; допустиме відхилення та перегляд норм.
Х. Підтвердження зв’язку використання транспорту з господарською діяльністю
Сукупність документів, що підтверджують господарський характер поїздок; роль подорожнього листа.
ХІ. Документальне оформлення списання пального
Подорожні листи, періодичність, акти списання, строки зберігання.
ХІІ. Порядок визначення понаднормативного використання пального
Алгоритм кваліфікації різниці фактичних і нормативних витрат, об’єктивні причини, рішення керівника та податкові наслідки.
ХІІІ. Облік мастильних матеріалів та інших технічних рідин
Списання за фактом використання, підстави, облік запасів, податковий кредит, утилізація.
XIV. Облік використання спеціального обладнання (генераторів)
Відповідальні особи, журнал обліку мотогодин, норми витрат, звіт і списання ПММ.
XV. Відповідальність за порушення Положення
Дисциплінарна та матеріальна відповідальність, відшкодування збитків, регрес, адмінштрафи.
XVI. Заключні положення
Набрання чинності, внесення змін, контроль виконання.
Додатки, що входять у шаблон
1. Інструкція з впровадження (методичні рекомендації)
2. Журнал видачі паливних карток
3. Відомість обліку талонів на паливо
4. Подорожній лист службового легкового автомобіля
5. Подорожній лист легкового автомобіля з газобалонним обладнанням
6. Подорожній лист вантажного автомобіля
7. Зведений подорожній лист
8. Наказ про закріплення ТЗ за відповідальною особою
9. Акт приймання-передачі ТЗ
10. Заява та наказ про компенсацію за використання власного авто (ст. 125 КЗпП)
11. Наказ про затвердження базової норми витрат пального та коригуючих коефіцієнтів
12. Протокол (акт) контрольних замірів витрат пального
13. Акт списання пального
14. Акт списання мастильних матеріалів і технічних рідин
15. Картка обліку пробігу шини, акт списання шини, акт передавання зношених шин і акумуляторів
16. Журнал обліку роботи генератора та звіт про роботу генератора
17. Повідомлення працівнику про GPS-моніторинг
Формат надання
- Редагований файл (Word)
- Готові накази, акти, журнали та подорожні листи
- Легко адаптується під специфіку компанії та склад автопарку
- Може бути впроваджений як внутрішній нормативний акт без додаткової розробки
Результат для компанії: обґрунтоване й безпечне списання пального та ПММ, захищений податковий кредит, врегульовані витрати в умовах воєнного стану та повний комплект первинних документів для обліку автотранспорту.
