Інтерв’ю з Ольгою Кучер, керівником консультаційного відділу White Consulting Group

— Ольго, для багатьох бізнесів новина про податкову перевірку — це стрес. З чого варто починати підготовку?

Починати завжди потрібно з холодного аналізу часу. Перше запитання, яке я ставлю клієнту: в який місяць компанія включена до плану-графіку перевірок?
Тому що різниця між місяцем, кварталом і пів року — колосальна.

Час може працювати на користь підприємства, якщо його правильно використати: провести податкову діагностику, розставити пріоритети, визначити ризикові ділянки. А може і не працювати — якщо відкладати підготовку «на потім» і реагувати вже тоді, коли перевірка фактично на порозі.

Тому, якщо ви побачили своє підприємство в плані-графіку, підготовку необхідно розпочинати одразу. Я завжди рекомендую почати з внутрішньої податкової діагностики. Це як медичний огляд для компанії: ми дивимось, де є слабкі місця, які документи потребують уточнення, чи правильно працює бухгалтерія з первинними документами. Далі фіксуємо ризики – та надаємо рекомендації щодо їх виправлення/усунення.

Проте, я не бачу практичного сенсу готуватись за 2 тижні до перевірки. Наприклад, ви замовили попередню перевірку у фахівців зі сторони, в лютому вам видали звіт де підкреслені ризики та рекомендації їх усунення, а в плані-графіку ви стоїте на березень. Виникає питання – які шанси виправити помилки та виправити / усунути ризики?

— Часто компанії намагаються “вичистити” все до ідеалу. Чи є сенс шукати і виправляти дрібні помилки?

Це одна з найбільших ілюзій. Податковий період перевірки — більше трьох років, і податковий інспектор не прийде виловлювати копійчані помилки.
Тому під час підготовки ключове — визначити поріг суттєвості.

На практиці ми дуже часто бачимо перекошений фокус під час підготовки до перевірки.

Компанії можуть витрачати непропорційно багато часу на операції з ФОП — умовні 60 тис. грн. за весь період — через те, що десь може не вистачати якогось документа або формулювання.

І водночас майже не аналізують операції з постійним контрагентом на 5 млн грн, де формально документи є, операції виглядають «звичними», але якщо подивитись на картину в цілому — економічну суть, ланцюжок руху товару, логіку ціноутворення — пазл може не складатися.

Саме такі великі, системні операції можуть і бути зоною підвищеного інтересу податкових органів, тоді як дрібні порушення часто стають лише фоном. Тому під час підготовки до перевірки ключове — не кількість виправлених дрібниць, а правильна оцінка суттєвості та ризиків.

Інколи дуже доречно залучити фахівця зі сторони. Внутрішній бухгалтер постійно працює в цих операціях, знає всі деталі, але через це може втрачати об’єктивність — виникає ефект «замиленого ока». Зовнішній консультант дивиться на облік без емоцій і звички, ставить незручні запитання і бачить ризики там, де їх давно перестали помічати.

У підсумку підготовка до перевірки — це не про ідеальну чистоту, а про оцінку суттєвості, ризиків і вибір правильних пріоритетів, які справді мають значення для податкових органів.

І нас з командою дуже тішить, коли після перевірки телефонує клієнт і каже «інспектори йшли по тим ризикам, які ви вказали у своєму звіті».

— А якщо під час діагностики виявили помилки — чи потрібно одразу все виправляти?

Підхід «виправимо все і подамо десятки уточнюючих розрахунків» не завжди розумний. Коли підприємство раптово подає десятки уточнень, це може створити враження, що компанія щось приховує або намагається поспіхом «підчистити» історію. Податківці добре бачать такі рухи й часто сприймають їх як сигнал для глибшої перевірки.

Тому є базове правило — «не нашкодь сам собі».
Ми оцінюємо:

• які операції ризикові,
• які суми суттєві,
• де виправлення дійсно знижує ризики, а де лише привертає зайву увагу.

Іноді краще не робити різких рухів і… залишити щось податківцям. Зрештою, це їх робота – шукати порушення.

— Яку стратегію поведінки ви радите під час самої перевірки?

Найважливіше — пам’ятати: краще за підприємство його діяльність не знає ніхто. І це ваша сила.

Кілька базових принципів:

• податкова прийшла до вас, а не навпаки — ви задаєте тон;
• документи можна і потрібно надавати поступово, в межах запитів;
• не варто сподіватись, що якщо ви самі вкажете на одне порушення, інспектор перестане шукати інші — це їх робота;
• не відповідаємо на всі питання одразу: спочатку слухаємо, отримуємо офіційний запит і лише тоді готуємо зважену відповідь.

Спонтанні пояснення «на словах» — один з найчастіших тригерів проблем.

Пам’ятайте, перевірка — це не екзамен, де потрібно відповідати швидко й бездоганно. Це радше шахова партія, де кожен хід має бути продуманим. Спокій, чіткість і контроль над темпом комунікації — ось що формує довіру та мінімізує ризики.

Проте, щодо ситуацій, коли підприємство взагалі не надає документи – я категорично проти такої практики. Відмова від надання документів не захищає бізнес, а навпаки — створює додаткові ризики. Це може бути розцінено як перешкоджання перевірці, що лише погіршує позицію компанії. Набагато ефективніше — контролювати процес, надавати документи поступово, в межах офіційних запитів, і супроводжувати їх чіткими поясненнями. Тоді ви демонструєте відкритість, але водночас зберігаєте контроль над інформаційним полем.

— А якщо результати перевірки не задовольняють?

Перевірка — це процес, який мине. Усі через це проходили — і ви пройдете.
Якщо висновки акту перевірки не відповідають реальній ситуації, а у вас є аргументи і документи — ними потрібно користуватись.

Заперечення до акту, скарга до ДПС України, судове оскарження — це інструменти, а не формальність.
Ми не радимо слухати міф про те, що «заперечення — неефективні». Це не так. Просто ними потрібно вміти користуватись правильно.

Дані механізми створені саме для того, щоб бізнес мав можливість захистити себе. І відмова від їх використання означає добровільно залишити свої права без підтримки.

Важливо пам’ятати, що кожен етап оскарження — це можливість не лише відстояти свої права, а й продемонструвати системність та професійність бізнесу. Чим якісніше підготовлені аргументи та документи, тим сильніша позиція компанії у діалозі з контролюючими органами.

Саме цьому ми багато уваги приділяємо у Школі податкового менеджера — щоб податкова перевірка перестала бути хаосом і перетворилась на керований процес.

— До речі, кому буде корисна Школа податкового менеджера?

Бухгалтерам, податковим менеджерам, фінансистам і власникам бізнесу, які хочуть:

• розуміти логіку податкових перевірок,
• вміти оцінювати ризики, а не діяти інтуїтивно,
• вибудовувати стратегію — до, під час і після перевірки.

Наша мета — не залякати, а навчити мислити системно і професійно.

Ми не протиставляємо себе податковій службі й не малюємо картину «вони погані — ми хороші», це шлях в нікуди. Навпаки, в Школі податкового менеджера ми вчимося мислити так само, як інспектор: бачити ризики його очима, розуміти логіку перевірки та прогнозувати кроки контролюючого органу.

Саме тому Школа податкового менеджера — це не суха теорія, а практичний майданчик, де ви отримуєте інструменти для реальної роботи. Тут ви навчитесь перетворювати перевірку з джерела стресу на керований процес, який зміцнює бізнес і додає впевненості у власних рішеннях.