ПИТАННЯ: Як документально підтвердити використання працівником таксі у відрядженні, щоб можна було здійснити йому відшкодування витрат. Чи треба для цього чек чи можливо буде достатньо виписки з рахунку?
ВІДПОВІДЬ:
Судячи із діючої роз’яснювальної практики, підтвердити витрати на таксі може, зокрема, й виписка з рахунку (тобто це не обов’язково має бути тільки чек). Наприклад, в категорії 103.17 ЗІР[1] податкові органи з цього приводу вказують:
«Відповідно до абзацу другого п.п. «а» п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 ПКУ не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, зокрема, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті).
Зазначені в абзаці другому п.п. «а» п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 ПКУ витрати не є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.
До підтвердних документів належать, зокрема, транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки); документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти; документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів; інші документи, що засвідчують вартість витрат.
При цьому будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.
Враховуючи викладене, у разі якщо юридична особа не фінансується за рахунок бюджетних коштів, то суми відшкодованих витрат за користування таксі під час відрядження як в межах території України так і за кордоном не є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб, за умови виконання вимог, встановлених п. 170.9 ст. 170 ПКУ».
Отже, податкові органи не заперечують, що за умови виконання вимог, визначених п. 170.9 ПКУ, витрати на таксі не вважають додатковим благом фізособи. Поруч з цим, в п. 170.9 ПКУ немає жодного слова про те, що витрати на таксі може підтвердити лише чек. Тому зважаючи на це, підтвердними документами, що засвідчують вартість витрат на проїзд на таксі цілком можуть бути (ІПК ДПС від 19.03.2025 р. № 1520/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК):
– маршрут-квитанція роздрукована з електронного акаунту в мобільному додатку служби таксі із зазначенням маршруту і розрахунком його вартості;
– квитанція банку, що підтверджує виконання операції з використанням платіжного інструменту;
– виписка або відомості з рахунку, що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти.
До речі, у більш свіжіших роз’ясненнях податкові органи теж акцентують увагу на тому, що банківська виписка та/або відомості з рахунку може слугувати підтвердженням витрат на таксі. Так, в ІПК від 15.09.2025 р. № 4981/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК зазначено:
«Таким чином, якщо юридична особа не фінансується за рахунок бюджетних коштів, то суми відшкодованих витрат за користування таксі під час відрядження не є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб та військовим збором за умови наявності підтвердних документів (банківських виписок та/або відомості з рахунку), що засвідчують вартість зазначених витрат та за умови виконання вимог, встановлених п. 170.9 ст. 170 Кодексу».
Отже, на підставі виписки з рахунку Підприємство може компенсувати фізособі витрати на таксі у відрядженні і при цьому не оподатковувати їх податком на доходи (звичайно, за наявності зв’язку таких витрат із госпдіяльністю).
[1] https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40124
Звертайтеся за консультацією за посиланням.
Команда ТОВ «Уайт Консалтинг» завжди готова допомогти.
