ПИТАННЯ: Підприємство здійснює регулярні перевезення вантажів між власними елеваторами, розташованими в межах однієї області. Перевезення виконуються водіями вантажних автомобілів, які щоденно або періодично (на кілька днів) направляються у службові поїздки. Такі поїздки оформлюються як відрядження, а не як робота з роз’їзним характером.
З огляду на значну кількість водіїв та частоту поїздок, сума добових витрат є суттєвою. У зв’язку з цим з метою з’ясувати, чи були прецеденти, коли контролюючі органи знімали добові витрати з податкових витрат підприємства, просимо переглянути судову практику щодо визнання таких витрат у межах податкового обліку.

Відповідь: Розмежування відряджень та роз’їзного характеру робіт відбувається на основі положень колективного/трудового договору. Судові прецеденти, в яких підприємство позбавляли б витрат через невірну класифікацію робочих поїздок відсутні. Водночас варто подбати про належне документальне оформлення відряджень, зокрема підтвердження їх зв’язку з господарською діяльністю Підприємства та понесених витрат. 

За повідомленням ГУ ДПС в Тернопільській області:

«Колективним договором повинно бути визначено, чи вважаються службові поїздки працівників в інші населені пункти службовим відрядженням або роботою, що має роз’їзний (пересувний) характер».

Водночас ВАСУ в ухвалі від 16 грудня 2013 року у справі № 2а-10451/09/1570 дійшов висновку:  

«За умови визначення в колективному договорі службових поїздок працівників, робота яких проходить в дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер, відрядженнями, ведення відомості  обліку роз’їзних за формою ФРУ-12,  для підтвердження  фактичного знаходження працівників у таких відрядженнях, виплачені у періоді, що перевірявся,  надбавки до тарифних ставок і посадових окладів таких працівників, у розмірах, передбачених колективним договором або за погодженням із замовником, але не вище граничних норм, визначених у зв‘язку з відрядженням (зокрема, добових витрат), не є об‘єктом оподаткування податком з доходів фізичних осіб».

Ухвала ВАСУ від 27.06.2012 р. у справі № В/9991/1882/12:

«Прирівнювання колективним договором між адміністрацією та профспілковим комітетом роботи, що має роз’їзний (пересувний) характер, до відряджень та встановлення  надбавки до заробітної плати працівникам за роз’їзний (пересувний) характер роботи в розмірі, що не перевищує витрати на відрядження, передбачені постановою Кабінету Міністрів України «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України» від 23.04.1999 № 663, виключає суми такої надбавки з оподатковуваного доходу працівників».

Постанова ВС від 02.04.2019 р. у справі № 2а-4671/09/1470:

«Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об’єднання, установи, організації (далі – підприємство) на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

У тих випадках коли філії, дільниці та інші підрозділи підприємства знаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи вважається той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором (контрактом). Службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить в дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачене законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і власником (або уповноваженою ним  особою).

Проте колегія суддів не погоджується з таким висновком судів попередніх інстанцій, оскільки судами не враховано вищезазначений висновок, що у разі якщо робота працівників носить роз’їзний (пересувний) характер, поїздки в межах виконання цих робіт не є відрядженням, а виплати за роз’їзний характер робіт, зокрема надбавка за вахтовий метод роботи, включаються до оподатковуваного доходу працівників».

Про документальне підтвердження витрат на відрядження йдеться, зокрема в Постанові ВС від 07.05.2020 р. у справі №815/6602/15:

«Суди першої та апеляційної інстанції обґрунтовано зазначили, що відрядження оформлялися ПП «Маллаті» лише наказами та посвідченнями про відрядження (форма затверджена наказом ДПА України від 28.07.1997 № 260, який втратив чинність 22.07.2011, тобто не був чинним на момент виникнення спірних правовідносин), без затвердження відповідного технічного завдання, в якому визначаються мета виїзду, завдання та очікувані результати відрядження, строк, умови перебування за кордоном (у випадках поїздок за кордон – копія запрошення з перекладом), і кошторису витрат, що унеможливлює віднесення задокументованих ПП «Маллаті» витрат на відрядження до витрат на збут, а, отже, й формування відповідних податкових показників.

ПП «Маллаті» не надано документів в оригіналі, що засвідчують вартість витрат на відрядження (транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо), запрошення сторін, що приймали відряджених працівників ПП «Маллаті» і діяльність яких збігається з діяльністю позивача; укладених договорів чи контрактів; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини (або встановлені після відповідних заходів); документів, що засвідчують участь відряджених осіб в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю позивача».

Постанова Верховного суду від 10.05.2024 у справі № 805/1369/16-а:

«..належне документування позивачем відрядження своїх працівників … зокрема, підтверджується долученими до матеріалів справи наказами про відрядження, проїзними квитками, які оформлялися в ході таких відряджень, звітами про використання коштів, кошторисами витрат на відрядження, звітами про службове відрядження …При цьому, зі змісту таких документів можна встановити особу (працівника) відрядженого платником податків, мету відрядження, період відрядження, поставлені йому завдання та ін.». 

Звертайтеся за консультацією за посиланням.

Команда ТОВ «Уайт Консалтинг» завжди готова допомогти.