ПИТАННЯ: Керівник виїжджав у відрядження, проте авіаквитки на таке відрядження придбала фізособа, яка на той момент ще не була прийнята на роботу.
Чи може підприємство компенсувати фізособі ці витрати, якщо вона надала виписку з свого карткового рахунку?

ВІДПОВІДЬ:

Так, Підприємство загалом може компенсувати фізособі означені витрати. Щоправда, із відповідним оподаткуванням. Адже скоріш за все податкові органи будуть це розглядати як виплату фізособі додаткового блага на підставі пп. «г» пп. 164.2.17 Податкового кодексу України (далі – ПКУ). Згідно з ним до оподатковуваного доходу фізособи включаються, зокрема, суми грошового або майнового відшкодування будь-яких витрат або втрат платника податку, окрім тих, що обов’язково відшкодовуються згідно із законом за рахунок бюджету або звільняються від оподаткування згідно з цим розділом.

Для того, щоб це розглядалося як компенсація в межах виконання цивільно-правових дій (тобто, щоб була можливість застосувати до таких сум правила п. 170.9 ПКУ і не оподатковувати їх) треба аби із відповідною фізособою було укладено договір доручення.

Свого часу НБУ у листі від 16.09.2013 р. № 11-112/13017 з даного приводу вказував:

«Підприємство має право видати кошти особі, яка не перебуває у трудових відносинах із ним (у тому числі засновнику), проте така видача регулюється нормами ЦКУ (а не КЗпП).

Для доручення особі, яка не є працівником підприємства, вчинення певних цивільно-правових дій в інтересах та за рахунок такого підприємства необхідно укласти договір доручення (у письмовій або усній формі). Конструкція цього договору передбачає, що повірений діє виключно за рахунок довірителя (частина перша ст. 1000 ЦКУ), а до обов’язків довірителя згідно з частиною другою ст. 1007 ЦКУ входить у тому числі забезпечення повіреного всім необхідним для виконання доручення (договором може бути передбачено подальшу компенсацію витрат повіреного, проте ця ситуація нас не цікавить). Отже, можливість видачі коштів особі, яка не перебуває у трудових відносинах, прямо передбачена в законодавстві».

Оскільки, очевидно, Підприємство не укладало із означеною фізособою такого договору, то відшкодування їй будь-яких сум буде розцінюватися як виплата додаткового блага із необхідністю утримання податку на доходи та військового збору.

Окрім того, у податкових органів може взагалі виникнути питання, на якій підставі фізособа (яка на момент здійснення оплати за квиток не перебувала у трудових відносинах із Підприємством і, очевидно, не є пов’язаною з ним особою) могла здійснювати таку цивільно-правову дію. Особливо, зважаючи на те, що в подальшому її працевлаштовано на Підприємство. Інакше кажучи, в даному разі в них може виникнути підозра про те, що певний час така фізособа працювала не офіційно.  

Додатково хочемо наголосити, що виплата таких сум керівнику, який безпосередньо їздив у відрядження, щоб він зміг їх віддати відповідній фізособі теж не змінить ситуацію. Адже, на думку податкових органів, компенсація працівнику витрат, які були понесені третіми особами, має відбуватися із утриманням із них податку на доходи та військового збору. Принаймні на це вказує ІПК від 07.10.2025 р. № 5362/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК:

«Оскільки витрати на проїзд та проживання несе третя сторона або працівник, який не перебував у відрядженні, тобто не працівник Товариства, то виплата відрядженому працівнику коштів у розмірі вартості поживання та проїзду не є відшкодуванням витрат у розумінні п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170, а отже включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого платника податку (працівника Товариства) як інший дохід та оподатковується податком на доходи фізичних осіб та військовим збором на загальних підставах».

Тож, як один із варіантів виходу із цієї ситуації може стати виплата фізособі нецільової благодійної допомоги. Реалізувати це можна так. Після працевлаштування фізособи на роботу вона пише заяву з проханням виплатити їй благодійну допомогу у зв’язку, наприклад, із сімейними обставинами. На її підставі видається наказ по Підприємству і здійснюється безпосередньо виплата грошей.

При цьому згідно з пп. 170.7.3 ПКУ не включається до оподатковуваного доходу сума нецільової благодійної допомоги, у тому числі матеріальної, що надається резидентами – юридичними або фізичними особами на користь платника податку протягом звітного податкового року сукупно у розмірі, що не перевищує суми граничного розміру доходу, визначеного згідно з абз. 1 пп. 169.4.1 ПКУ, встановленого на 1 січня такого року.

Тож, для 2026 року гранична неоподатковувана сума нецільової допомоги дорівнює 4660 грн. Відповідно із цієї величини не потрібно утримувати ані податку на доходи, ані військового збору.

У додатку № 4ДФ виплату такої допомоги показують із ознакою доходу «169» (див. категорію 103.25 ЗІР – https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=42470).

Нараховувати єдиний внесок на таку допомогу також не потрібно. Підтверджують це й податкові органи в категорії 201.03 ЗІР^[1]:

«Оскільки нецільова благодійна допомога не належить до основної, додаткової заробітної плати та інших заохочувальних, компенсаційних виплат, а відповідно до п. 3.31 розд. 3 Інструкції № 5 є матеріальною допомогою разового характеру і, відповідно «іншою виплатою, що не належить до фонду оплати праці», то вона не є базою нарахування єдиного внеску».

[1] https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=28639

Звертайтеся за консультацією за посиланням.

Команда ТОВ «Уайт Консалтинг» завжди готова допомогти.