З позиції методології бухобліку — застосовувати треба. Проте на практиці для полегшення обліку та пришвидшення зведення даних багато хто не використовує субрахунки 371 «Розрахунки за виданими авансами» та 681 «Розрахунки за авансами одержаними».
Для субрахунку 371 типовими є проводки:
- Дт 371 Кт 30 (31) — видано (перераховано) аванс (передоплату) постачальнику (підряднику) у рахунок майбутніх поставок;
- Дт 631 Кт 371 — зараховано зобов’язання.
Якщо підприємство не використовує «авансових» субрахунків, то проводка при перерахуванні передоплати така: Дт 631 Кт 30 (31).
Одразу зауважимо, що згідно з методологією ведення бухобліку така проводка некореКтна. Адже на субрахунку 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» ведеться облік розрахунків за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги з вітчизняними постачальниками та підрядниками (відповідно до інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку аКтивів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженої наказом Мінфіну України від 21.12.1999 р. № 291). Субрахунок 631 — пасивний. Тобто за кредитом субрахунку 631 відображається заборгованість за одержані від постачальників та підрядників ТМЦ (прийняті роботи, послуги), а за дебетом – її погашення, списання тощо. Тож виходить, що в разі незастосування субрахунку 371 під час отримання авансу заборгованість списується ще до того, як вона була відображена в обліку. Із точки зору методології бухобліку, таке відображення є некореКтним.
Аналогічно й у ситуації із субрахунком 681:
- Дт 30 (31) Кт 681 — отримано аванс (передоплату) від покупця (замовника);
- Дт 681 Кт 361 — зараховано зобов’язання.
В разі ж невикористання субрахунку 681 проводка була б така Дт 30 (31) Кт 361. Це відображення не відповідає правилам Інструкції № 291. Адже субрахунок 361 є активним. Тобто за дебетом субрахунку 361 «Розрахунки з покупцями та замовниками» відображається продажна вартість реалізованої продукції, товарів (виконаних робіт, наданих послуг), а за кредитом — сума платежів, які надійшли на рахунки підприємства в банківських установах, до каси, й інші види розрахунків (згідно з Інструкцією № 291). А сальдо субрахунку 361 відображає заборгованість покупців та замовників за одержану продукцію (роботи, послуги). У випадку невикористання авансового субрахунку можливе кредитове сальдо 361, яке відображає заборгованість самого підприємства, а не заборгованість перед ним. Тому спочатку треба відобразити виникнення дебіторської заборгованості покупців, а тоді вже закрити її. Тобто невикористання субрахунку 681, з методологічної точки зору ведення бухобліку, є некоректним.
За невикористання так званих «авансових» субрахунків 371 та 681, тобто ведення бухобліку з порушенням установленого порядку, відповідальність визначена ст. 1642 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі — КпАП). У такому разі посадовій особі підприємства загрожує штраф від 136 до 255 грн.
