ПИТАННЯ: Компанія планує відправити працівника в іншу країну на довготривалий період.
Як правильно оформити таку поїздку?
Чи може Компанія компенсувати працівнику витрати на таку поїздку та як їх оподатковувати?

ВІДПОВІДЬ:

Загалом Компанія може компенсувати працівнику будь-які витрати і в будь-якій сумі. Адже відповідно до ч. 1 та ч. 2 ст. 319 Цивільного кодексу України власник володіє, користується, розпоряджається своїм майном на власний розсуд. Окрім цього власник має право вчиняти щодо свого майна будь-які дії, які не суперечать закону. Інше питання в тому як розцінювати такі виплати з метою оподаткування. І це вже буде залежати від того, як Компанією буде оформлено означену поїздку до іншої країни.

Ми вбачаємо в даному разі два варіанти оформлення поїздки в іншу країну (залежно від того, що реально працівник там буде робити): як відрядження або як дистанційна робота.

Варіант 1. Оформлення поїздки до іншої країни як відрядження.

Якщо передбачається, що працівник їде в іншу країну для пошуку нових партнерів, вивчення ринку та розвитку співпраці з іншими країнами тощо (тобто він буде там виконувати якусь роботу, відмінну від тієї, яку він виконує тут), то в такому разі можна оформити класичне службове відрядження. Відповідно необхідно видати наказ, в якому, зокрема, треба вказати мету такої поїздки та її строк.

Щодо строку відрядження відмітимо. Зазвичай, закордонні відрядження (а тим більше довготривалі) завжди перебувають під особливим контролем податкових органів. Тому рекомендуємо в цьому випадку для мінімізації податкового ризику не оформляти службове відрядження одразу на всі 180 днів (хоча для госпрозрахункових днів й не встановлено обмежень по максимальному строку закордонних відряджень). Краще оформити таке відрядження на менший строк (наприклад, 60 календарних днів), а потім за потреби Компанія може пролонгувати цей термін.

Важливо, що в наказі на подовження відрядження мають бути чітко зафіксовані причини такої пролонгації. Це може бути подовження строку дії договору, лист від постачальника із проханням продовжити період перебування працівника, доручення керівника підрозділу про виконання додаткових завдань, службова записка від працівника із проханням продовження відрядження у зв’язку із необхідністю виконання додаткових задач і т.д.

Стосовно оподаткування таких виплат. Однією з умов відсутності необхідності оподаткування податком на доходи та військовим збором компенсованих працівнику в межах такої поїздки суми (добові, витрати на проїзд та проживання) є наявність її зв’язку із господарською діяльністю (про це прямо говорить пп. 170.9.1 ПКУ).

Як один із варіантів, перед поїздкою Компанія може скласти план-графік того, що працівник має робити (виконувати) в іншій країні. В подальшому працівник в межах виконання такого плану надсилатиме Компанії звіти щодо виконаної роботи.

Додатковим підтвердження зв’язку із госпдіяльністю може слугувати переписка працівника із потенційними діловими партнерами, його участь там у виставках, конференціях (із фото чи відео фіксацією) тощо.

Однак, хочемо наголосити, що оформлення належним чином всіх вищенаведених документів ще не знімає ризик того, що податкові органи не наполягатимуть на необхідності оподаткування компенсованих працівнику сум в межах такої поїздки. Особливо, якщо не буде ніякого результату у вигляді укладених контрактів, погоджених домовленостей тощо. Тобто в такому разі є дуже високий ризик класифікації податковими органами таких виплат як додаткове благо. І причиною в цьому разі із високою ймовірністю може бути відсутність зв’язку такого відрядження із госпдіяльністю.

Варіант 2. Оформлення дистанційної роботи працівника. 

Якщо суть поїздки працівника в іншу країну полягає у виконувані ним тієї ж самої роботи, що й тут в Україні тільки з іншого місця, то в такому разі краще обрати варіант дистанційної роботи.

Згідно з ч. 1 ст. 60² КЗпП дистанційна робота – це форма організації праці, за якої:

1. робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця, в будь-якому місці за вибором працівника;
2. з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.

За загальним правилом із ч. 1 ст. 24 КЗпП трудовий договір про дистанційну роботу необхідно укладати в письмовій формі. Разом з тим, ч. 1 ст. 2 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX визначає, що у період дії воєнного стану сторони вправі за згодою визначати форму трудового договору. На підставі цьогопрацівника держпраці в інформповідомленні[1] зробили висновок, що наразі трудовий договір про дистанційну роботу може бути укладений також в електронній формі.

Укладення такого договору в усній формі можливе лише у випадках, чітко передбачених ст. 60² КЗпП. Згідно з нею роботодавець може ввести дистанційну роботу наказом (розпорядженням) без укладення письмового трудового договору виключно в таких форс-мажорних випадках:

1. на час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, встановлених законодавством
2. у разі виникнення загрози збройної агресії;
3. у разі виникнення надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру.

Свого часу наголошували на цьому й спеціалісти Мінекономіки в листі від 04.05.2021 р. № 4712-06/26182-07:

«З огляду на викладене вважаємо, переведення працівника з його ініціативи на надомну або дистанційну роботу без обов’язкового укладення відповідного трудового договору в письмовій формі можливе у випадках, зазначених у частині восьмій статті 60¹ та частині одинадцятій статті 60² КЗпП».

Типову трудового договору про дистанційну роботу затверджено наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 05.05.2021 р. № 913-21. Водночас, фахівці Мінекономіки у своєму роз’ясненні^[2] наголошували, що сторонам трудових відносин при укладенні трудового договору про дистанційну роботу не заборонено вносити додаткові зміни та доповнення до нього, які не суперечать законодавству про працю.

Ініціатором переходу на дистанційний характер роботи може бути сам працівник. Для цього йому варто написати заяву із проханням переведення його на дистанційну роботу. Далі на її підставі роботодавець укладає з ним (у письмовій або електронній формі) трудовий договір про дистанційну роботу.

Таким чином, на підставі заяви, отриманої від працівника, Компанія може укласти з ним (в письмовій або електронній формі)  трудовий договір на дистанційну роботу. Після цього він може їхати в іншу країну і виконувати там свою роботу.

Оскільки за цього варіанту мова йде про ту ж саму роботу тільки за межами території Компанії, то виплата в такому разі компенсації працівнику витрат на проїзд та проживання буде розцінюватися як додаткове благо (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ). Тому з неї в обов’язковому порядку доведеться утримувати податок на доходи за ставкою 18% та військовий збір за ставкою 5%.

Про виплату добових в цьому разі мова взагалі не може йти. Адже це не відрядження, а виконання своїх посадових обов’язків тільки поза робочим приміщенням чи територією роботодавця. Тому в такому разі працівнику Компанія може виплачувати лише його звичну заробітну плату.

[1] https://smu.dsp.gov.ua/khochemo-uklasty-pysmovi-trudovi-dohovir-pro-dystantsiinu-robotu-chy-ie-iakis-zrazky-chy-rekomendatsii-shchodo-formy-trudovoho-dohovoru-chy-mozhna-uklasty-trudovyi-dohovir-u-formi-elektronnoho-dokume/

[2] https://me.gov.ua/Documents/Detail?lang=uk-UA&id=1d3b30ad-7e5c-4707-bb4b-e6f3063996cb&title=VidpovidiNaPoshireniZapitanniaSchodoZastosuvanniaTipovikhFormTrudovikhDogovorivProDistantsiinuTaNadomnuRobotu

Звертайтеся за консультацією за посиланням.

Команда ТОВ «Уайт Консалтинг» завжди готова допомогти.