ПИТАННЯ: Підприємство направляє працівників у відрядження на свої підрозділи, які знаходяться в одній області, але в різних районах. Проживатимуть в пересувних кемпінгах, будівельних будиночках, які є на балансі підприємства. В зв’язку із цим немає підтвердження де ночували працівники. Чи може це рахуватись відрядженням? Чи є ризик зняття витрат в частині добових?
ВІДПОВІДЬ: Поїздки працівників до структурних підрозділів вважатимуться відрядженням за виконання певних умов. Податкові ризики можливі, задля їх мінімізації доцільно подбати про документальне оформлення внутрішніх документів про відрядження.
Щодо кваліфікації поїздок працівників як відрядження
Службове відрядження – поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, установи й організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства) (п. 1 р. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 (далі – Інструкція про відрядження).
У випадках, коли філії, дільниці й інші підрозділи підприємства знаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи слід вважати той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором (контрактом) (п. 2 р. І Інструкції про відрядження).
Вказаний нормативний акт не поширюється на госпрозрахункові підприємства, однак може використовуватися ними як довідковий (допоміжний) документ під час розробки власних положень про відрядження.
Таким чином, поїздки працівників в різні райони області вважаються відрядженням, якщо виконуються наступні умови:
- у Положенні про відрядження на Підприємстві передбачено, що поїздки працівників до структурних підрозділів вважаються службовим відрядженням;
- в трудовому договорі з працівником визначено, що місцем його постійної роботи є місцезнаходження Підприємства. Нагадаємо: робоче місце працівника визначає роботодавець – до початку роботи за укладеним трудовим договором (ч. 3 ст. 29 КЗпП).
Якщо ці умови не виконуються, поїздки працівників не будуть визнані податковим органом як відрядження. Відповідно, є ризик для нарахування ПДФО та ВЗ на суму виплачених таким працівникам добових.
Щодо податкових ризиків в частині витрат на відрядження
Якщо поїзда працівника є відрядженням, роботодавець зобов’язаний виплатити йому добові, незалежно від наявності підтвердних документів. Адже така гарантія прямо передбачена ст. 121 КЗпП. Ризики щодо виплачених добових варто розглядати в двох аспектах: обкладення суми добових ПДФО та ВЗ та зв’язок витрат на відрядження з господарською діяльністю підприємства.
Податковим кодексом України (далі – ПКУ) передбачено окремі підходи щодо обкладення ПДФО та ВЗ різних витрат на відрядження:
- добові – до оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати (абз. 7 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ).
- відшкодування працівнику фактичних витрат на відрядження (на проїзд, оплату проживання, включених до рахунків на проживання витрат на харчування чи побутові послуги тощо (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ). Зазначені витрати не є об’єктом оподаткування ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.
Наразі податковий орган в роз’ясненнях погоджується з тим, що сума добових визначається на підставі наказу про відрядження та не потребує окремого підтвердження.
Про це йдеться, зокрема, в ІПК ДПСУ від 13.08.2025 № 4346/ІПК/99-00-24-03-03
«Ситуація 1: працівник Підприємства направляється у відрядження на два дні. Витрати на проїзд та проживання відсутні.
…
при направленні працівника юридичної особи у відрядження, сума добових витрат в межах України визначається згідно з наказом (розпорядженням) про відрядження та є окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, а отже у межах сум, визначених п.п. «а» п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу.
Одночасно слід зазначити, що зазначена позиція погоджена з Міністерством фінансів України як головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізацію єдиної державної податкової політики».
Аналогічний висновок містить ІПК ДПСУ від 18.10.2024 р. № 4899/ІПК/99-00-24-03-03.
Разом з тим зустрічаються роз’яснення, в яких ДПСУ говорить про необхідність документального підтвердження відрядження відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ.
ІПК ДПСУ від 16.10.2025 р. № 5521/ІПК/99-00-24-03-03, від 04.07.2025 р. № 3634/ІПК/99-00-24-03-03:
«При направленні працівника юридичної особи у відрядження, сума добових витрат в межах України визначається згідно з наказом (розпорядженням) про відрядження та є окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, а отже у межах сум, визначених п.п. «а» п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу, не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу і обов’язку щодо складання та подання Звіту не виникає за умови дотримання інших вимог, визначених п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу».
При цьому, практика перевірок свідчить, що в переважній більшості випадків податковий орган бажає бачити авансовий звіт, складений відрядженим працівником, а також цікавиться документами, які здатні підтвердити зв’язок відрядження з господарською діяльністю Підприємства.
З огляду на це з метою мінімізації податкових ризиків рекомендуємо в даній ситуації такий алгоритм оформлення документів:
- Фіксувати кількість днів відрядження працівників у структурні підрозділи в наказі на відрядження;
- Забезпечити подання працівниками авансових звітів – навіть якщо не має інших витрат, окрім добових;
- Отримати довідку від структурного підрозділу (підписану його керівником) про перебування працівників за місцем відрядження;
- Забезпечити складання працівниками службових записок про виконання службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження. Такі записки складають в довільній формі, в них працівники описують: виконану роботу; куди й для чого їх відрядили; яким маршрутом пересувалися, як діставався місця призначення, де проживали тощо.
Також зауважимо, що можливість документально підтвердити факт відрядження службовою запискою доцільно передбачити у Положенні про відрядження.
Звертайтеся за консультацією за посиланням.
Команда ТОВ «Уайт Консалтинг» завжди готова допомогти.
