Бухоблік
Податки
Автор: Ірина Літвінчук
Опубліковано: 11 Листопада 2024 р.
Реєстрація податкових накладних: як уникнути проблем із підписом документів

Консультація роз’яснення до вимог Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України згідно діючих норм законодавства та дотримання відповідних рекомендацій податкових органів.
Відповідно до Порядку обміну електронними документами, затвердженого наказом Мінфіну.

Реєстрація податкових накладних: як уникнути проблем із підписом документів



Реєстрація податкових накладних у Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН) здійснюється згідно з Податковим кодексом України та вимогами Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29.12.2010 №1246 (Порядок №1246).

Пункт 10 Порядку №1246 передбачає, що податкові накладні та розрахунки коригування, складені в електронній формі, повинні бути підписані кваліфікованим електронним підписом головного бухгалтера (бухгалтера) або керівника (у разі відсутності у постачальника посади бухгалтера).

Водночас законодавством передбачена можливість для розширення кола платників, які мають право підпису податкової накладної. Відповідно до п. 10 Порядку №1246 для делегування права підпису податкової накладної / розрахунку коригування іншій посадовій особі необхідно повідомити ДПС за основним місцем обліку про делеговану особу та надати її сертифікат відкритого ключа відповідно до Порядку обміну електронними документами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 №557.

Проте, на практиці часто виникають нюанси, зокрема, коли посадові особи з правом підпису звільняються, й залишається питання – хто має підписати документи, складені до їх звільнення?

У такому випадку слід пам’ятати положення п. 20 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 31.12.2015 №1307, згідно з яким усі податкові накладні скріплюються кваліфікованими електронними підписами посадових осіб платника податку.

Варто враховувати важливий факт: податкові накладні / розрахунки коригування, які були складені до звільнення посадової особи, а відправляються на реєстрацію після, не приймаються на реєстрацію в ЄРПН в разі накладення кваліфікованого електронного підпису звільненого працівника.

Водночас нова уповноважена особа, яка ще не була посадовою особою платника податку у період складання податкових накладних / розрахунків коригування, також не може накладати свій кваліфікований електронний підпис на документи, що стосуються періоду до її призначення.

У таких випадках, як це роз’яснюють податкові органи, для реєстрації податкових накладних має використовуватися кваліфікований електронний підпис або головного бухгалтера (бухгалтера), або керівника компанії.

Але іноді ситуація може ускладнитися: наприклад, змінився директор, а бухгалтер та/або співробітник з правом підпису податкових накладних відсутній, або ж звільнилися і директор, і бухгалтер, або посадові особи відсутні у зв’язку з відпусткою чи лікарняним тощо. У таких випадках підписання податкових документів потребує аналізу конкретних обставин.

Якщо у вас виникають сумніви або нестандартні ситуації, ми рекомендуємо звернутися до наших фахівців. Наші експерти допоможуть знайти оптимальне рішення відповідно до законодавства та уникнути ризиків, пов’язаних із реєстрацією податкових накладних.

Звертайтеся за консультацією за посиланням.

Команда ТОВ «Уайт Консалтинг» завжди готова допомогти.