Поговоримо про 5 найпоширеніших помилок при створенні резерву відпусток, окреслимо їх ризики та знайдемо спільне рішення.
Помилка 1. Можна не створювати забезпечення виплати відпусток (резерв)
Аргумент бухгалтера: щорічні відпустки та відпустки на дітей працівники використовують щороку.
Ризик 1. Щорічні відпустки надаються за робочий рік, а забезпечення відпусток створюється на звітний фінансовий рік. Тобто працівник бере відпустку за графіком відпусток на 2021 рік за робочий рік (2020-2021 чи 2021-2022), а всі витрати будуть визнані у 2021 році.
Ризик 2. Якщо, скажімо, 50% витрат на оплату відпусток припадає на літній період, податкова робить висновок, що у цьому періоді завищена собівартість продукції.
Помилка 2. Можна прописати у обліковій політиці: резерв відпусток не створюємо
Аргумент бухгалтера: немає перехідних відпусток, майже всі працівники відгулюють відпустки у рік.
Ризик. НП(С)БО 11 «Зобов’язання» та НП(С)БО 26 «Виплати працівникам» зобов’язує створювати забезпечення виплати відпусток. Об’єкт оподаткування податком на прибуток визначається за правилами бухгалтерського обліку. Під час перевірки податківці перевірятимуть правомірність віднесення витрат до звітного періоду без створення забезпечення відпусток.
Помилка 3. Малі підприємства мають право не створювати забезпечення виплати відпусток
Аргумент бухгалтера: мале підприємство подає фінансову звітність відповідно до НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність».
Ризик. Податковий орган під час перевірки самостійно визначить суму забезпечення відпусток із донарахуванням податкових зобов’язань з податку на прибуток.
НП(С)БО 25 визначає виключний перелік, коли підприємства можуть не створювати забезпечення виплати відпусток. Серед них: мікропідприємства, юрособи-єдинники, непідприємницькі товариства. Якщо до цього списку мале підприємство не належить – то для нього створення забезпечення відпусток є обов’язковим.
Помилка 4. Створили забезпечення одразу за кілька років і віднесли на витрати звітного періоду
Аргумент бухгалтера: сума створеного забезпечення все-одно буде включена до витрат і вплине на фінансовий результат (яка різниця у якому періоді).
Ризик: безпідставне віднесення створеного за кілька років забезпечення відпусток до витрат звітного періоду, внаслідок чого будуть завищені витрати звітного періоду й занижений фінансового результату до оподаткування за звітний період.
Помилка 5. Підприємство не може проводити інвентаризацію забезпечення відпусток частіше ніж 1 раз на рік – на кінець звітного року.
Аргумент бухгалтера: таку вимогу містить п. 8.2 р. ІІІ Положення про інвентаризацію активів т зобов’язань затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 (далі – Положення № 879).
Ризик: у зв’язку зі значним підвищенням зарплати чи через виплату річної винагороди, зростає суттєво середньоденна зарплата й не вистачає забезпечення на виплату відпусток.
Причини може бути щонайменше дві: 1) некоректний розрахунок забезпечення виплати відпусток; 2) збільшення зарплати працівників у поточному році.
Рішення: передбачити інвентаризацію забезпечення відпусток раз в три місяці. Це право є у керівника підприємства на підставі п. 4 р. І Положення № 879. Обов’язкове проведення інвентаризації забезпечення виплати відпусток – на кінець звітного року, але може проводитися й частіше за рішенням керівника підприємства.